Palangkaraya

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dalam suatu perusahaan fungsi-fungsi manajemen sangatlah penting untuk diterapkan. Fungsi-fungsi ini tidak bisa berjalan jika hanya diterapkan salah satu saja. Karena fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain. Salah satu fungsi manajemen tersebut adalah PODCC (Planning, Organizing, Directing, Coordinating, Controlling). Organizing adalah salah satu fungsi yang akan kita bahas dalam makalah ini.

Organizing sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Organizing ini ibarat kerangka yang akan melekatkan otot (planning). Walaupun sebuah perusahaan sudah mempunyai planning yang sangat baik, tetapi jika tidak ada tenaga kerja yang melaksanakannya, maka planning tersebut akan tetap menjadi sebuah rencana yang tidak tercapai.

Perusahaan mempunyai struktur organisasinya masing-masing sesuai dengan kebijakan perusahaan tersebut. Biasanya struktur organisasi berbentuk diagram yang akan mempermudah para pegawai untuk mengetahui dan memahami struktur organisasi tersebut.

Dengan adanya struktur organisasi ini, para pegawai dapat lebih mengetahui bagian-bagian yang menjadi tanggung jawabnya. Setiap struktur organisasi mempunyai kelebihan dan kekurangan. Hal inilah yang harus diantisipasi oleh setiap perusahaan supaya produktivitasnya tetap optimal.

B.     Pengertian

Sondang P. Siagian (1985) merumuskan organizing adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Sedangkan Soedjadi (1988) merumuskan pendapatnya mengenai organizing (pengorganisasian)sebagai berikut :

1.      Pengorganisasian merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya beserta penetapannya dengan cara yang tepat menegnai orang-orang (staffing) yang harus menduduki fungsi-fungsi itu berikut penentuannya dengan tepat tentang hubungan wewenang dan tanggung jawabnya.

2.      Pengorganisasian itu dilakukan demi pelaksanaan kerja dan pelaksanaan dari perencanaan, yang penting demi adanya pembagian kerja yang setepat-tepatnya.

3.      Dalam pengoganisasian sangat penting untuk diperhatikan bahwa penetapan mengenai orang-orangnya haruslah dilakukan secara objektif dan setelah terlebih dahulu ditentukan unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya.

C.     Tujuan dan Manfaat

·         Tujuan

1.      Pembagian tugas

2.      Penetapan STO

3.      Spesialisasi tugas dalam setiap bagian

4.      Sebagai pelaksana planning

·         Manfaat

1.      Terampil untuk tugas atau pekerjaan tertentu

2.      Mudah memperoleh kepuasan kerja setelah selesai tugas

3.      Kekurangan tenaga kerja yang ahli dapat diganti dengan tenaga kerja yang kurang berpengalaman untuk satu tugas yang sederhana

4.      Memudahkan untuk mengawasi keterampilan tertentu

5.      Fokus sesuai denag kebutuhan

6.      Memeberikan kesempatan untuk melakukan tugas yang komprehensif

7.      Memotivasi anggota untuk bertugas

8.      Mendukung penerapan proses organisasi

9.      Kepuasan tugas secara keseluruhan dapat dicapai

10.  Memberi kepuasan anggota dalam hubungan interpersonal

11.  Memberi kepuasan kerja

12.  Memungkinkan penerapan proses kegiatan

13.  Memungkinkan menyatukan kemampuan anggota tim yang berbeda-beda dengan aman dan efektif.

D.    Proses Pengorganisasian

1.      Perumusan Tujuan

Sebagai dasar utama dari pada penyusunan organisasi tujuan kami dirumuskan secara jelas dan lengkap baik mengenai bidang-bidang lingkup, sasara, keahlian/keterampilan serta peralatan yang diperlukan jangka waktu pencapaian maupun cara penyampaian yang baik.

2.      Penetapan Tugas Pokok

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tugas pokok

§  Tugas pokok harus merupakan bagian dari tujuan dengan perkataan lain pelaksanaan tugas pokok harus mendekatkan pada tujuan

§  Tugas pokok harus dalam batas kemampuan untuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.

3.      Perincian Kegiatan

Perincian kegiatan selain harus disusun secara lengkap dan terperinci harus diadakan Identifikasi antara kegiatan-kegiatan yang penting dan kurang pentingnya

4.      Pengelompokan Kegiatan dalam Fungsi-Fungsi

Kegiatan-kegiatan yang erat hubungannya satu sama lain masing-masing dikelompokkan menjadi satu masing-masing kelompok kegiatan sebagai hasil pengelompokan ini lazim disebut fungsi

5.      Departementasi

Adalah proses konversasi ( Converting) fungsi-fungsi menjadi satuan-satuan organisasi dengan berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi.

BAB II
ANALISA STRUKTUR ORGANISASI PT HM SAMPOERNA

A.    Struktur Organisasi PT HM Sampoerna Tbk

B.     Penjelasan

Bentuk struktur organisasi yang digunakan oleh PT. HM Sampoerna Tbk termasuk pada bentuk struktur organisasi garis (Line Organization Structure). Struktur Organisasi Garis yaitu organisasi yang wewenang atasan langsung ditujukan kepada bawahan, karena bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasannya dan adanya suatu perintah. Berikut ini adalah masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. HM sampoerna Tbk sebagai berikut :

a.         RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

Rapat umum pemegang saham berada paling atas struktur organisasi perusahaan, yang biasanya diadakan setiap setahun sekali pada akhir juni. Didalam rapat tersebut Direksi berkewajiban memberikan laporan perihal jalannya perusahaan dari tata usaha keuangan dari tahun buku yang lalu yang harus ditentukan dan disetujui, dan juga dalam RUPS ini dilakukan penunjukan akuntan publik yang terdaftar.

b.         Dewan Komisaris

Dewan Komisaris terdiri dari seorang Presiden Komisaris dan dua orang anggota komisaris. Tugas utama dari Dewan Komisaris yaitu mempunyai wewenang untuk memberhentikan Direksi Apabila terdapat suatu tibdakan dari direksi yang bertentangan dengan anggaran dasar dan tujuan dari perusahaan.

c.         Direksi

Direksi terdiri dari Presiden Direktur dan 2 orang direktur yang secara bersama-sama mempunyai hak dan wewenang mewakili dan bertindak atas nama Direksi.

d.        Direktur Pelaksana (CEO)

Tugas Direktur Pelaksana yaitu :

1. Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan termasuk sumber daya manusia (SDM), Administrasi, pemasaran, manufacturing, litbang dan keuangan.

2. Memberikan pengarahan dan petunjuk kepada para pelaksana dan mengawasi keseimbangan antara wewnang dan tanggung jawab serta memastikan bahwa prosedur kerja di dalam perusahaan berjalan lancar.

e.         Divisi Sumber Daya Manusia

Divisi ini terdiri dari bagian Personalia, Rencana Pengembangan dan Kesejahteraan.

1. Personalia

Bagian ini bertugas melaksanakan system pengolaan dan pemeliharaan administrasi kepegawaian serta melaksanakan dan memenuhi perijinan dan peraturan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan maupun hukum yang mengatur mengenai pengelolaan perusahaan.

2. Rencana Pengembangan

Bagian ini bertugas menyediakan system rekrutmen dan seleksi tenaga kerja bagi perusahaan, menyediakan system pelatihan dan pengembangan SDM dan menyediakan system evaluasi terhadap SDM.

3. Kesejahteraan

Bagian ini bertugas menyediakan system pemberian tunjangan yang sesuai dengan karyawan.

f.          Divisi Administrasi

Divisi ini terdiri dari Bagian Umum, Hukum, dan Hubungan Masyarakat.Bagian umum bertugas menyelesaikan pendokumentasian atas dokumen-dokumen penting perusahaan serta penyusunan daftar hadir. Bagian Hukum bertugas membuat serta mengontrol terhadap pelaksanaan hukum yan berlaku di perusahaan. Dan bagian Hubungan Masyarakat bertugas memberikan keterangan mengenai perusahaan pada masyarakat.

g.         Divisi Pemasaran

Bagian pemasaran bertugas menganalisa pemasaran, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian hasil produksi sampai ketangan konsumen. Divisi ini terdiri dari penelitian pasar, pengendalian merk, pemasaran lapangan, koordinasi penjualan.

h.         Divisi Manufacturing

Divisi ini terdiri dari bagian Bahan Baku, Produksi, Engineering. Bertugas menyediakan dan mengontrol bahan baku yang akan diproses sehingga menghasilkan produk yang diinginkan, mengontrol atas produk yang bsedang diracik sampai produk tersebut selesai serta mengecek jalannya proses perakitan.

i.           Divisi Litbang

Divisi ini terdiri dari bagian Laboratorium, Pengembangan Produk, Pengontrolan mutu dan penelitian dasar.

j.           Divisi Keuangan

Divisi ini terdiri dari bagian Bendahara, Akuntansi dan EDP. Bagian bendahara bertugas menangani masalah dana. Bagian akuntansi bertugas menangani pemuatan laporan keuangan dan aktualisasi. Bagian EDP bertugas memproses data-data yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan, mulai dari menginput data baru, mengolah dan meyeleksi data yang sudah ada.

C.    Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi yang Dianut

1.      Kelebihan Line Organization Structure

a.       Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melakukan tugas pokok dengan kelompok staf yang melakukan kegiatan penunjang.

b.      Asas spesialisasi yang ada dapat dilanjutkan menurut bakat bawahan masing-masing.

c.       Prinsip “The right man on the right place” dapat diterapkan dengan mudah

d.      Koordinasi dalam setiap unit kegiatan dapat diterapkan dengan mudah.

e.       Dapat dilakukan dalam organisasi yang lebih besar (skala besar).

2.      Kekurangan Line Organization Structure

a.       Pimpinan lini sering mengabaikan saran atau nasehat dari staf.

b.      Pimpinan staf sering mengabaikan gagasan-gagasan dari pimpinan lini.

c.       Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya.

d.      Perintah lini dan perintah staf sering membingungkan anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam memandang sesuatu.

BAB III

ANALISA STRUKTUR ORGANISASI PT SEMEN GRESIK

A. Struktur Organisasi

B.     Penjelasan

Organ Perusahaan mempunyai peran penting dalam pelaksanaan GCG secara efektif. Masing-masing Organ Perusahaan wajib menjalankan fungsinya sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku atas dasar prinsip bahwa masing-masing organ mempunyai independensi dalam melaksanakan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya untuk kepentingan Perusahaan.

·         Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Pada prinsipnya RUPS sebagai Organ Perusahaan merupakan wadah bagi para Pemegang Saham untuk dapat berperan-serta dalam proses pengambilan keputusan penting yang berkaitan dengan modal yang ditempatkannya dengan memperhatikan kepentingan Perusahaan dalam jangka panjang. Dalam penerapan GCG, pelaksanaan RUPS Semen Gresik harus memperhatikan pedoman-pedoman sebagai berikut:

a.       Pengambilan keputusan RUPS dilakukan secara wajar dan transparan dengan memperhatikan hal-hal yang diperlukan untuk menjaga kepentingan Perusahaan dalam jangka panjang, termasuk tetapi tidak terbatas pada:

1)      Anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang diangkat dalam RUPS harus terdiri dari orang-orang yang patut dan layak (fit and proper) bagi Perusahaan. Dalam pengusulan calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi, harus dipertimbangkan pendapat Komite Nominasi dan Remunerasi. Pengusulan calon tersebut disampaikan oleh Komite Nominasi dan Remunerasi kepada Dewan Komisaris dan setelah dipertimbangkan, kemudian calon dimaksud disampaikan oleh Dewan Komisaris kepada Pemegang Saham yang mempunyai hak untuk mengajukan calon kepada RUPS;

2)      Dalam mengambil keputusan menerima atau menolak laporan Dewan Komisaris dan Direksi, perlu dipertimbangkan kualitas laporan yang berhubungan dengan GCG;

3)      Dalam menetapkan auditor eksternal harus mempertimbangkan pendapat Dewan Komisaris atas usul Komite Audit ;

4)      Keputusan RUPS harus diambil dengan memperhatikan kepentingan wajar Para Pemangku Kepentingan dengan mendasarkan pada ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

5)      Dalam mengambil keputusan pemberian bonus, tantiem dan dividen harus memperhatikan kondisi kesehatan keuangan Perusahaan.

b.      RUPS harus diselenggarakan sesuai dengan kepentingan Perusahaan dan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. RUPS harus disiapkan dengan sebaik-baiknya dan Pemegang Saham harus mendapatkan haknya untuk memperoleh informasi dan penjelasan yang lengkap antara lain mengenai hal-hal sebagai berikut:

1)      Pemegang saham diberikan kesempatan untuk mengajukan usul mata acara RUPS sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

2)      Panggilan RUPS harus mencakup informasi secara lengkap dan akurat mengenai mata acara, tanggal, waktu dan tempat RUPS;

3)      Bahan mengenai setiap mata acara yang tercantum dalam panggilan RUPS tersedia di kantor perusahaan sejak tanggal panggilan RUPS, sehingga memungkinkan bagi Pemegang Saham berpartisipasi aktif dalam RUPS dan memberikan suara secara bertanggung jawab. Jika bahan tersebut belum tersedia saat pemanggilan RUPS, maka bahan itu harus disediakan sebelum RUPS diselenggarakan;

4)      Penjelasan mengenai hal-hal lain yang berkaitan dengan mata acara RUPS dapat diberikan sebelum dan atau pada saat RUPS berlangsung;

5)      Risalah RUPS harus tersedia di kantor perusahaan, dan perusahaan menyediakan fasilitas agar pemegang saham dapat membaca risalah tersebut.

c.       Penyelenggaraan RUPS merupakan tanggung jawab Direksi. Untuk itu, Direksi harus mempersiapkan dan menyelenggarakan RUPS dengan baik dan dengan berpedoman pada butir a dan b di atas sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

·         Dewan Komisaris

Dewan Komisaris sebagai salah satu Organ Perusahaan bertugas dan bertanggung jawab secara kolektif untuk melakukan pengawasan dan memberikan nasehat kepada Direksi serta memastikan bahwa Perusahaan telah menerapkan prinsip-prinsip GCG. Kedudukan masing-masing anggota Dewan Komisaris termasuk Komisaris Utama adalah setara. Tugas Komisaris Utama sebagai primus inter pares adalah mengkoordinasikan kegiatan Dewan Komisaris. Agar pelaksanaan tugas Dewan Komisaris dapat berjalan secara efektif, perlu dipenuhi prinsip-prinsip berikut :

a. Komposisi Dewan Komisaris harus memungkinkan pengambilan keputusan secara efektif, tepat, cepat, dan independen.

b. Anggota Dewan Komisaris harus profesional, yaitu berintegritas dan memiliki kemampuan sehingga dapat menjalankan fungsinya dengan baik termasuk memastikan bahwa Direksi telah memperhatikan kepentingan semua pemangku kepentingan.

c. Fungsi pengawasan dan pemberian nasehat Dewan Komisaris mencakup tindakan pencegahan, perbaikan, sampai kepada pemberhentian sementara.

Ø  Fungsi Dewan Komisaris

1) Dewan Komisaris berfungsi sebagai pengawas dan penasehat dan tidak boleh turut serta mengambil keputusan operasional Perusahaan;

2) Dalam hal diperlukan untuk kepentingan Perusahaan, Dewan Komisaris dapat mengenakan sanksi kepada anggota Direksi dalam bentuk pemberhentian sementara yang pelaksanaannya harus sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

3) Dalam hal terjadi kekosongan jajaran Direksi Perusahaan atau dalam keadaan tertentu sebagaimana disebutkan dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, untuk sementara Dewan Komisaris dapat melaksanakan fungsi sebagai Direksi Perusahaan;

4) Dewan Komisaris harus memiliki tata tertib dan pedoman kerja (charter) sehingga pelaksanaan tugasnya dapat terarah dan efektif serta dapat digunakan sebagai salah satu alat penilaian kerja mereka;

5) Dewan Komisaris dalam menjalankan fungsinya sebagai pengawas, menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengawasan atas pengelolaan perusahaan yang dilakukan oleh Direksi kepada RUPS dalam rangka memperoleh pembebasan dan pelunasan tanggung jawab (acquit et decharge) dari RUPS.

Ø  Tugas dan Wewenang Dewan Komisaris

Dewan Komisaris wajib melakukan tugas dan wewenang antara lain melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengelolaan Perusahaan, kinerja Direksi, dan memberikan nasehat kepada Direksi jika dipandang perlu untuk dan demi kepentingan Perusahaan sesuai dengan ketentuan hasil keputusan RUPS, Anggaran Dasar, dan Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”) dengan tetap memperhatikan kepentingan para Pemegang Saham serta para pemangku kepentingan lainnya kemudian mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pengawasan dimaksud kepada RUPS.

Dewan Komisaris dapat membentuk Komite yang akan membantu Dewan Komisaris melaksanakan tugasnya sesuai dengan kebutuhan Perusahaan dan dengan mengacu pada keputusan RUPS, Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Ø  Pertanggungjawaban Dewan Komisaris

1) Dewan Komisaris dalam menjalankan fungsi sebagai pengawas dan pemberi nasehat atas pengelolaan Perusahaan wajib menyampaikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya yang merupakan bagian dari Laporan Tahunan dan harus disampaikan kepada RUPS untuk memperoleh persetujuan;

2) Dengan diberikannya persetujuan atas Laporan Tahunan dimaksud, berarti RUPS telah memberikan pembebasan dan pelunasan tanggung jawab masing-masing anggota Dewan Komisaris sejauh hal-hal tersebut tercermin dalam Laporan Tahunan, dengan tidak mengurangi tanggung jawab masing-masing anggota Dewan Komisaris dalam hal terjadi tindak pidana atau kesalahan yang menimbulkan kerugian bagi pihak ketiga yang tidak dapat dipenuhi aset Perusahaan.

·         Direksi

Direksi sebagai salah satu Organ Perusahaan bertugas dan bertanggung jawab dalam mengelola Perusahaan berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Masing-masing anggota Direksi dapat melaksanakan tugas dan mengambil keputusan sesuai dengan pembagian tugas dan wewenangnya. Agar pelaksanaan tugas Direksi dapat berjalan secara efektif, perlu dipenuhi prinsip-prinsip berikut:

a. Komposisi Direksi dibentuk sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengambilan keputusan secara efektif, tepat dan cepat, serta dapat bertindak independen untuk kepentingan Perusahaan.

b. Direksi harus berwatak baik dan profesional yaitu berintegritas dan memiliki pengalaman serta kecakapan yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya.

c. Direksi bertanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan dan memastikan kesinambungan Perusahaan.

d. Direksi mempertanggungjawabkan kepengurusannya kepada Pemegang Saham dalam RUPS yang diselenggarakan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Ø  Fungsi Direksi

Fungsi pengelolaan perusahaan oleh Direksi mencakup 5 (lima) tugas utama yaitu kepengurusan, manajemen risiko, pengendalian internal, komunikasi, dan tanggung jawab sosial.

a) Kepengurusan, yang meliputi namun tidak terbatas pada:

ü  Menyusun visi, misi dan nilai-nilai serta program jangka pendek maupun jangka panjang Perusahaan untuk disampaikan dan disetujui oleh Dewan Komisaris atau RUPS sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

ü  Melakukan pengendalian terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan secara efektif dan efisien;

ü  Memperhatikan kepentingan yang wajar dari para Pemangku Kepentingan (Stakeholders);

ü  Memberikan kuasa kepada Tim yang dibentuk untuk mendukung pelaksanaan tugasnya dan/atau kepada Pegawai dan atau Struktur Pendukung Perusahaan untuk melaksanakan tugas tertentu, namun tanggung jawab tetap pada Direksi;

ü  Memiliki tata tertib dan pedoman kerja (Board Manual) sehingga pelaksanaan tugasnya dapat terarah dan efektif serta dapat digunakan sebagai salah satu alat penilaian kinerja.

b) Manajemen Risiko, yang meliputi namun tidak terbatas pada:

ü  Menyusun, menyetujui dan melaksanakan sistem manajemen risiko Perusahaan yang mencakup seluruh aspek kegiatan Perusahaan ;

ü  Untuk setiap pengambilan keputusan strategis, termasuk penciptaan produk baru, harus diperhitungkan dengan seksama dampak risikonya, dalam arti adanya keseimbangan antara hasil dan beban risiko;

ü  Memastikan dilaksanakannya manajemen risiko dengan baik oleh penanggung jawab terhadap pengendalian risiko.

c) Pengendalian Internal, yang meliputi namun tidak terbatas pada:

ü  Menyusun dan melaksanakan sistem pengendalian internal perusahaan yang handal dalam rangka menjaga kekayaan dan kinerja perusahaan serta memenuhi ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

ü  Menetapkan Internal Audit sebagai unit kerja pengawasan internal yang bertugas membantu Direksi dalam memastikan pencapaian tujuan dan kelangsungan usaha dengan:

(i)                 melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program,

(ii)               memberikan saran dalam upaya memperbaiki efektivitas proses pengendalian risiko,

(iii)             melakukan evaluasi kepatuhan terhadap peraturan, pelaksanaan GCG dan perundang-undangan, serta

(iv)             memfasilitasi dan mendukung kelancaran pelaksanaan audit oleh Auditor Eksternal.

d) Komunikasi, yang meliputi namun tidak terbatas pada:

Memastikan kelancaran komunikasi antara Organ Perusahaan dengan para pemangku kepentingan dengan memberdayakan fungsi Sekretaris Perusahaan.

e) Tanggung Jawab Sosial, yang meliputi namun tidak terbatas pada:

ü  Dalam rangka mempertahankan kesinambungan Perusahaan, Direksi harus dapat memastikan pelaksanaan tanggung jawab sosial sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dengan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

ü  Mempunyai perencanaan dan kebijakan tertulis yang jelas dan fokus dalam melaksanakan tanggung jawab sosial.

Ø Tugas dan Wewenang Direksi

Direksi wajib melakukan tugas dan wewenang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan UUPT dengan tetap memperhatikan kepentingan Perusahaan dan Para Pemangku Kepentingan dan wajib mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dimaksud kepada Pemegang Saham melalui RUPS.

Ø  Pertanggungjawaban Direksi

a) Direksi wajib menyusun Laporan Tahunan yang memuat antara lain Laporan Keuangan, laporan Kinerja Perusahaan, laporan pelaksanaan Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan, rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan usaha Perusahaan, laporan mengenai tugas pengawasan yang dilakukan oleh Dewan Komisaris selama tahun buku yang baru lampau, nama anggota Direksi dan Dewan Komisaris serta gaji dan tunjangan atau honorarium bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris;

b) Laporan Tahunan harus memperoleh persetujuan dari RUPS dan Laporan Keuangan harus memperoleh pengesahan dari RUPS. Dengan diberikannya persetujuan atas Laporan Tahunan dan pengesahan atas Laporan Keuangan, berarti RUPS telah memberikan pembebasan dan pelunasan tanggung jawab masing-masing anggota Direksi sejauh hal-hal tersebut tercermin dalam Laporan Tahunan, dengan tidak mengurangi tanggung jawab masing-masing anggota Direksi dalam hal terjadi tindak pidana atau kesalahan yang menimbulkan kerugian bagi pihak ketiga yang tidak dapat dipenuhi aset perusahaan;

c) Laporan Keuangan harus telah tersedia sebelum RUPS diselenggarakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar memungkinkan Pemegang Saham melakukan penilaian.

·         Komite-Komite dibawah Dewan Komisaris

Agar dapat menjalankan fungsinya lebih efektif, Dewan Komisaris berhak mendapatkan saran profesional independen. Apabila diperlukan, Dewan Komisaris dapat membentuk komite-komite sebagai alat penunjang dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya sesuai dengan kebutuhan dengan memperhatikan keputusan RUPS, ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komite yang dapat dibentuk antara lain namun tidak terbatas pada Komite Audit, Komite Nominasi dan Remunerasi, Komite Strategi, Investasi dan Risiko, dan Komite GCG serta Komite lainnya yang dipandang perlu.

Ø  Komite Audit.

ü  Komite Audit bertugas membantu Dewan Komisaris dalam memastikan bahwa:

(i)                 efektivitas dan efisiensi pelaksanaan sistem pengendalian internal Perusahaan dilaksanakan secara konsisten melalui Laporan Keuangan Tahunan,

(ii)               efektivitas pelaksanaan tugas eksternal auditor dan internal auditor dilakukan dengan standar audit yang berlaku,

(iii)             laporan keuangan disajikan secara wajar sesuai prinsip yang berlaku umum dan adanya peningkatan kualitas keterbukaan dalam pelaporan keuangan,

(iv)             tindak lanjut temuan hasil audit dilaksanakan oleh manajemen Perusahaan;

ü  Komite Audit bersifat mandiri baik dalam pelaksanaan tugasnya maupun dalam pelaporan dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris;

ü  Komite Audit diketuai oleh Komisaris Independen dan sekurang-kurangnya mempunyai 2 (dua) anggota lainnya yang berasal dari luar BUMN serta salah satunya harus memiliki latar belakang dan kemampuan akuntansi dan atau keuangan.

Ø  Komite Strategi, Investasi dan Risiko

ü  Komite Strategi, Investasi dan Risiko bertugas membantu Dewan Komisaris dengan memberikan rekomendasi terhadap implementasi strategi bisnis, melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan investasi, dan melakukan evaluasi dan pemantauan secara berkala terhadap risiko-risiko di lingkungan Perusahaan, termasuk melakukan penelaahan risiko-risiko usaha yang berpotensi mengganggu tujuan Perusahaan, serta memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris terhadap metode pengelolaan risiko;

ü  Anggota Komite Strategi, Investasi dan Risiko terdiri dari anggota Dewan Komisaris dan apabila diperlukan dapat menunjuk pihak profesional dari luar Perusahaan.

Ø  Komite GCG

ü  Komite GCG bertugas membantu Dewan Komisaris melakukan pengkajian kebijakan GCG secara menyeluruh serta menilai dan menelaah konsistensi penerapannya termasuk yang berkaitan dengan pelaksanaan Pedoman Kode Etik Semen Gresik; penerapan Peraturan Perusahaan pada umumnya serta penerapan tanggung jawab sosial Perusahaan (corporate social responsibility) sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

ü  Anggota Komite GCG terdiri dari anggota Dewan Komisaris dan apabila diperlukan dapat menunjuk pelaku profesi dari luar Perusahaan.

Ø  Komite Nominasi dan Remunerasi

ü  Komite Nominasi dan Remunerasi bertugas membantu Dewan Komisaris dalam

(i)                 menyusun kebijakan nominasi dan seleksi untuk jabatan-jabatan strategis di lingkungan Semen Gresik,

(ii)               menyusun sistem remunerasi dan pemberian tunjangan bagi anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris,

(iii)             memberikan rekomendasi tentang jumlah gaji, tunjangan, dan fasilitas yang layak didasarkan pada ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan berlaku;

ü  Komite Nominasi dan Remunerasi harus diketuai oleh salah satu Komisaris Independen dan anggotanya terdiri dari Komisaris dan pihak profesional dari luar Perusahaan.

ü  Pengangkatan Anggota Komite di bawah Dewan Komisaris tersebut yang berasal dari luar Perusahaan diberitahukan kepada Direksi untuk pembebanan biaya. Tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing Komite yang berada di bawah Dewan Komisaris tersebut secara rinci diatur dalam Surat Keputusan Pembentukan Komite yang dibuat oleh Dewan Komisaris.

Ø  Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary)

Sekretaris Perusahaan berfungsi untuk;

(i)        memastikan kelancaran komunikasi antara Perusahaan dengan Para Pemangku Kepentingan dan menjamin adanya kepatuhan terhadap pelaksanaan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku,

(ii)      menjamin tersedianya informasi publik yang dapat diakses oleh Para Pemangku Kepentingan sesuai kebutuhan yang wajar dari para pemangku kepentingan. Fungsi Sekretaris Perusahaan tersebut wajib diimplementasikan dalam beberapa fungsi sebagai berikut:

a)      Compliance officer, mengikuti dan memberikan masukan kepada Direksi atas perkembangan ketentuan perundang-undangan dan peraturan-peraturan yang berlaku serta memastikan bahwa Semen Gresik memenuhi ketentuan/peraturan tersebut. Semen Gresik akan mengungkapkan informasi yang perlu kepada para Pemangku Kepentingan yang berkaitan dengan peraturan tertentu.

b)      Stakeholders relation, memberikan pelayanan kepada Pemegang Saham, Dewan Komisaris, Direksi dan Stakeholders lainnya termasuk namun tidak terbatas pada investor atas informasi yang berkaitan dengan kondisi sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pelayanan ini akan menciptakan adanya transparansi dan disclosure antara Perusahaan dengan para Pemangku Kepentingan.

c)      Liaison officer/contact person, bertindak sebagai pejabat penghubung antara Perusahaan dengan Bapepam – LK, bursa efek, dan masyarakat.

d)     Business information, memberikan informasi segera atas kejadian aktual yang sebenarnya terjadi sebagai respon atas adanya rumor-rumor atau isu-isu, baik yang bersifat positif maupun negatif kepada para Pemangku Kepentingan.

Pembentukan Sekretaris Perusahaan dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas dan tanggung jawab Sekretaris Perusahaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang Pasar Modal

Ø  Internal Audit

Internal Audit merupakan aparat pengawasan internal perusahaan yang dibentuk untuk membantu Direktur Utama dalam melaksanakan tugas pemeriksaan internal keuangan, pemeriksaan operasional Perusahaan dan menilai pengendalian, pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan usaha Perusahaan serta memberikan saran-saran kepada Direktur Utama.

Dalam melakukan tugasnya tersebut Internal Audit wajib menyampaikan pertanggungjawabannya kapada Direktur Utama. Atas permintaan tertulis dari Dewan Komisaris, Direksi wajib memberikan keterangan hasil pemeriksaan atau hasil pelaksanaan tugas Internal Auditor. Pedoman kerja bagi Internal Auditor diatur dalam Piagam (Charter) Internal Audit.

Ø  Eksternal Audit

Keberadaan Eksternal Auditor diperlukan oleh Semen Gresik terutama dalam menyatakan pendapat tentang kewajaran dalam semua hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas dan arus kas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia yang disampaikan kepada Para Pemangku Kepentingan.

Semen Gresik menetapkan Eksternal Auditor yang telah memperoleh izin dari pihak yang berwenang dan terdaftar di Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan.

Penunjukan Eksternal Auditor dilakukan oleh RUPS atas rekomendasi dari Dewan Komisaris dan wajib memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Semen Gresik dalam berhubungan dengan Eksternal Auditor menerapkan beberapa prinsip sebagai berikut:

a) Eksternal Auditor ditetapkan oleh RUPS dari calon yang diajukan oleh Dewan Komisaris berdasarkan usulan Komite Audit disertai dengan alasan pencalonan tersebut dan besarnya honorarium yang diusulkan untuk eksternal Auditor tersebut.

b) Eksternal Auditor harus bebas dari pengaruh Dewan Komisaris, Direksi dan pihak yang berkepentingan di Semen Gresik.

c) Semen Gresik menyediakan bagi Eksternal Auditor semua catatan akuntasi dan data penunjang yang diperlukan sehingga memungkinkan Eksternal Auditor memberikan pendapatnya tentang kewajaran, ketaatasasan, dan kesesuaian laporan keuangan perusahaan dengan standar akuntansi keuangan Indonesia.

C.    Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi yang Dianut

a.      Kelebihan Line Organization Structure

1.      Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melakukan tugas pokok dengan kelompok staf yang melakukan kegiatan penunjang.

2.      Asas spesialisasi yang ada dapat dilanjutkan menurut bakat bawahan masing-masing.

3.      Prinsip “The right man on the right place” dapat diterapkan dengan mudah

4.      Koordinasi dalam setiap unit kegiatan dapat diterapkan dengan mudah.

5.      Dapat dilakukan dalam organisasi yang lebih besar (skala besar).

b.      Kekurangan Line Organization Structure

a.       Pimpinan lini sering mengabaikan saran atau nasehat dari staf.

b.      Pimpinan staf sering mengabaikan gagasan-gagasan dari pimpinan lini.

c.       Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya.

d.      Perintah lini dan perintah staf sering membingungkan anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam memandang sesuatu.

BAB IV

PENUTUP

A.    Simpulan

Setiap struktur organisasi selalu memiliki kekurangan dan kelebihan. Tetapi hal tersebut justru menjadi suatu tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan tersebut. Struktur organisasi dan manajemen yang baik akan memperkecil kekurangan yang dimiliki oleh suatu perusahaan sehingga optimasi kerja dan kualitas SDM dari perusahaan tersebut dapat meningkat. 

B.     Saran

Sebaiknya setiap perusahaan meneliti terlebih dahulu tipe-tipe organisasi yang cocok untuk perusahaannya. Hal ini perlu dilakukan supaya suatu perusahaan dapat meminimalisasi kekurangan dari tipe-tipe atau struktur organisasi yang dianutnya. Sehingga tingkat kinerja perusahaan tetap optimal.